会议接待操作流程

★会议场所的选择：

　　选择合适的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

一、 酒店按类型划分：

2、 度假型酒店： 这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

二、 酒店按地点划分：

2、 位于市郊： 对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是的大受欢迎的。

三、 会议类型与场所的搭配：

1、 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训员）。

2、 研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。

3、 重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的可是对杰出表现予以奖励。

4、 对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场及所在城市的交通必须便利。

★会议筹划注意事项：
　　

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。最终效果，是使会议顺利完成。
　　

     作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。能够管理会议财务事宜、安排恰到好处的菜单、妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断执着。

会议筹划者的任务：

1、 确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。

2、 制定会议议程、了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、安排交通事宜、协调会务工作人员的活动、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、确定各项工作的时间安排、视察选定的场所和设施、与各关方面进行接洽（旅行社等）、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

3、 预计召开会议的日期；会议预计召开几天；打算在什么地方召开会议；会议形式或程序是什么；需要多的场地；将有多少人到会；会议预算是多少；打算选用什么级别的酒店和设施；打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函；会议需要向与会者打印相关资料吗？会议的发言人有那些？会议需要什么样视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者可以携带家属吗？打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

4、 亲临现场实地考察。

参考资料：

1、 会议室常见的摆台： 戏院式、课桌式、U型、回型、椭圆型、长方型、会见型、圆桌型、鸡尾酒式、舞台式、T型台。

2、 会议常见的设施及工具： 屏幕、投影仪[胶片投影仪几多媒体投影仪]、录象机、VCD、音响、话筒[有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风]、镭射笔、幻灯机、讲台、舞台、夹纸板、大白板、签到台、铅笔、信签、彩电、横幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鲜花、背景板、灯光照明、同声翻译系统。

3、 会议常见的用餐形式： 圆桌型、自助型、鸡尾酒会、零点、外卖。

4、 常见的会议： 董事会、股东会、销售订货会、新产品发布会、高级职员培训会等。

★会议过程接待：

1、会场预约：
　　

      我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划；我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求，为您 确定具体举办地点；我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

2、 负责会场的布局，设备安装调试：

　　我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

3、 印刷材料的设计制作：

　　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

4、 参会者的接送：

　　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻的酒店。

5、 参会者的餐饮：

　　我们将根据参会人员的喜好，为您预订各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会餐等等。我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。

6、 参会者业余时间的安排：

　　我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式；我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您出行；我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

7、 会议票务：

　　我公司利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系，架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延伸网络。目前已拥有全国联网火车售票，并与国内民航联网协作的销售国内特价机票。公司曾多次成功地接待了各类大型会议的现场出票服务，而且可根据一个会议的不同组织形式与规模，为客户提供最快捷高效的票务服务。

8、会议旅游：

　　会议旅游分会前旅游和会后旅游；会议报到时向代表提供旅游线路和报价，提前统计旅游人数和选择的旅游线路，收取旅游团款，向会议代表告知旅游车号和出发时间及地点，落实好旅游计划，提前安排好旅游车辆和导游，并在指定的地方提前迎接客人。

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